第一节 管理机构
抗日战争时期，汪伪上海特别市成立伪警察保甲委员会普陀分会，建有区境内部分保甲档案。抗战胜利，区境成立十三区后，在区公所设总干事室，有1~2人专管档案工作。同时普陀路警察分局、区卫生事务所等部门也建立档案，并负责部门档案的收集、归档工作。
上海解放后，区接管委员会成立。秘书室指派专人接管档案并管理区接管委员会的文书档案，区管委会各职能股有专人接管下属有关部门文书档案。区委、区人民政府成立后，秘书室指定专人保管档案。1957年开始，推行各部门文书负责文书材料的立卷归档工作。自1964年6月区档案馆建立至1985年，由区委、区政府办公室及区档案馆对基层档案进行不同程度的管理。
1986年5月，区档案局成立，全区档案管理体制逐渐理顺，逐步形成三级档案管理网络，集中统一管理党、政档案工作。第一级为区档案局，指导区委、区人大、区政府、区政协及各主管机关、街道（镇）的档案工作；第二级为区委、区政府档案室，指导所属部、委、办、局的档案立卷、归档、接收、保管、整理、利用工作；第三级为各部、委、办、局的档案专管人员，指导所属基层的档案工作。各基层都有领导人分管档案工作，办公室或秘书指导本部门内勤人员进行分类、立卷工作。
第二节 管理工作
上海解放以来，在区委、区政府办公室及档案馆、档案局的具体指导下，区机关及所属企事业单位逐步加强了档案管理工作。
一、整理积存档案
1956年以前，文书资料和档案均分散在各部门承办人员手中，未能及时加以整理。积存在区人委的档案，包括民国时期、区公所及卫生事务所档案，共56万件、6514册。
1956年12月起，区委、区人委动员机关各部、局、科、室及区工会、团委、妇联、街道的领导人和档案干部，进行档案的整理工作。1958年，区委机关清理了1个现行机关全宗（区、委），3个撤销机关全宗（沪西区委、区机关党委、区抗美援朝分会）共3919卷档案；1960年上半年，区人委机关清理了6个全宗（撤销机关5个、现行机关1个），共17100卷档案；区人委系统所属133个基层单位中，有97个完成清理积存档案的整理工作，占总数的73%。“文化大革命”期间，档案工作中断。为不使文件材料散失，1969年区机关档案室指导各单位分期分批突击清理，将文书、财务、基建等材料进行编目、装订。有少数单位还将业务材料分大类造册，移交档案部门。1979年，区档案馆恢复后，开始清理1967年以来的积存文件，区委、区政府机关、街道33个部门中，有24个部门和单位有积存文件，占总数的72.73%，积存时间最长达11年。为此，区委办公室重新拟定了《区属机关单位文书处理工作试行条例》，组织区委、区政府各部、委、办、局（科）、街道的档案人员对积存文件进行清理。经过2年努力，区机关共清理文书档案1578卷；区工会、团委、妇联清理330卷；9个街道除清理积存文件外，还清理“文化大革命”时期街道办理的婚姻登记档案152卷。1985年，区劳动局清理了区革委会知识青年上山下乡办公室的有关档案617卷，区城市建设办公室清理了基建档案226卷，区财政局清理了解放以来至1966年的会计档案928卷。
二、提供档案资料为社会服务
1958年区委、区政府档案室整理、编写了全区党的基层组织和党员历年来的概况资料(1950~1958年第二季度），收集、装订了《跃进报》(1~50期）、《跃进报》增刊（1~122期）的合订本，以及汇编了1958年全区赶超国际水平的产品项目和技术革新产品项目的统计资料，还根据1956年区委工资改革办公室的资料，整理出《新合营行业各类人员平均工资和变相工资汇总表》，并主动对外提供资料，为社会服务。
1987年10月，区开始编写地方志，79个部门、单位有修志任务，这些单位的档案室为修志搜集、提供了大量的档案资料。1989年，全区有25%的档案室编写了全宗介绍，有的单位还编纂了大事记、年鉴和历年数字汇编，主动为领导制订计划、总结工作、落实政策、编写志书等提供依据，将档案工作重点逐步移至档案信息资源开发和利用。
三、组织协作组
1957年后，为了加强对各部门、各系统档案工作的监督指导，按部门、系统组织协作组，开展学习业务知识及评比、互相观摩、交流经验等活动。1958年，区政府所属基层单位96个（其中学校66个、卫生单位12个、商业区店12个、文化单位6个），组成10个协作组。1959年10月，区委把全区288个基层单位组成23个协作组，其中工业19个、财贸1个、中学1个、小学、文艺1个、医院、诊所1个。1960年1月，区政府系统所属133个基层单位建立13个协作组，其中工厂、文化、卫生各1个，商业4个、学校6个。
“文化大革命”时期，协作组活动中断。1979年后，恢复活动。1980年起，各基层单位以系统为主，组成协作组，至1986年，区委、区政府各部门及街道共61个单位，组成3个协作组。1990年，区属机关、街道（镇）、城建、财贸、教育、卫生、文化、体育、集管、合作联社及群众团体、统战系统210个单位，建成21个协作组。
四、评先进、上等级
1958~1990年，全区共组织档案工作检查评比10次，评出优秀单位176表扬单位34个、先进个人115人。
1988年7月起，区档案局在全区进行开展档案管理上等级活动的准备工作。1989年2月，制订《区机关档案室升级标准》。当年10月6日，区卫生防疫站档案室首先被评为区先进档案室。至1990年底，全区共有区级先进档案室27个。
1988年11月底，60家企业基本完成建档工作，其中朝阳袜厂经国家级、市级档案评审组评审、考核后，被评为全区第一个集体企业档案管理市级先进单位。1989年3月，为推广朝阳袜厂上等级的经验，区档案局制订下发《关于在区属企业开展档案管理升级工作的通知》，在区集管、城建、财贸等系统开展上等级活动。1989年11月，朝阳袜厂档案室被评为国家二级企业档案管理单位。
五、培训档案管理人员
1956年9月4~14日，为迅速清理建区以来的积存文件和改善文书处理工作，区委办公室组织了第一次档案业务学习班，学员14人。
1960年4~6月，区委组织区机关、群众团体、基层单位以及行业党委、街道等500多名文书、档案工作人员和秘书，参加档案业务讲座。
“文化大革命”中，档案培训工作被迫停止。1979年后，全区档案事业经过恢复，整顿，进入全面发展阶段。1980年，区属基层124个单位中，有121个专、兼职文书及档案工作人员。由于新手多，“文化大革命”期间又中断了档案培训，档案干部的素质有所下降。为此，1979~1985年，区档案馆举办各类讲座、培训班14期，有351人次参加。1988年以来，又开办3期档案专业知识培训班，学员193人，其中获市档案局档案专业结业证书的有153人，使全区档案干部的业务素质迅速提高。
六、档案专业人员职称评定
1987年9月，区档案系统职称改革小组建立。经动员、申报、推荐，市档案局中级和初级职称评定委员会审定，首次有12名专业人员通过职称任职资格，其中馆员2人、助理馆员3人、管理员7人。1988年8月，静安、普陀区档案专业初级职称联合评审委员会成立，对区内事业、企业单位的档案专业人员进行职称评审，又有1人被推荐为馆员、13人评定为助理馆员，9人为管理员。
第三节 基层档案管理
一、企业单位档案管理
1958年起，区内部分大厂建立了档案机构，配备了档案干部，对本厂的文书、技术档案实行集中统一管理。少数中型工厂也开展了档案工作。1960年6月。泰山化工厂档案室在全市技术档案资料经验交流会上，介绍了管理技术档案的具体做法。12月，全区召开有310人参加的档案工作人员会议，一O一厂党委、泰山化工厂档案室介绍了有关档案管理的经验，推动了全区档案工作的开展。1961年3月，区委直属的69个单位中，有43个实行统一管理档案工作，占62%；有28个单位完成清理积存文件工作，占40.57%。同年12月，区委召开全区工厂基层单位档案人员会议，提出建立和加强技术资料和档案的管理，确定泰山化工厂、上棉六厂、上无二厂、天光化工厂等6家工厂为管理技术档案试点。1962年3月，区委直属的54个工厂中，有33个建立了技术档案，占61.1%，并配备档案干部55人。其中有不少工厂除厂部建立了专门档案机构外，车间、科室也明确了档案管理员，形成了档案管理网络。1964年5月，全区192个工厂党委划归市属各工业局政治部领导，档案工作也随之由各工业局管理。
1987年，随着经济体制改革的深入和档案事业的进一步发展，区档案局和区集管局在区属集体企业中开展了建档工作。1988年，朝阳袜厂率先建立综合档案室，并被评为区集管系统中第一个市级先进档案室。之后，全区有60个区属企业完成了建档工作。1989年，全区区属工业、城建、财贸等系统，相继成立档案小组，对文书、科技等各类档案实行统一管理。当年，120个区属企业中，有25个建立了档案室，占21%，立卷归档5601卷。其中，科技、专业档案3822卷，占68%。朝阳袜厂、区住宅公司等18个区属企业，积极开发档案信息资源，为企业管理、决策等工作服务，编写了大事记、组织沿革、基础数字汇编及各种检索工具。
二、事业单位档案管理
抗战胜利后，区内教育、卫生、文化、体育等事业，已有部分档案存在，但由于管理不善，大都散失。解放后，随着各项事业的发展，聚积了不少档案材料，但又因档案机构不健全，立卷分类不科学，有关的规章制度不完善，散失、毁损的现象仍有存在。
中共十一届三中全会以后，区内事业单位的档案工作逐渐理顺。1983年4月，区卫生局开会并发文介绍了区卫生防疫站从文书处理抓起，收集、整理大量历年的预防疾病、疫情统计、死亡人数、科研课题等专题档案，以及建立健全管理制度、实行统一管理的经验，在全区卫生系统18个基层单位中推广，推动了区属事业单位的档案工作。
1988年12月，区文化局在真如文化馆召开所属各单位档案工作现场会，听取真如文化馆有关文书处理、照片归档、案卷装订等经验介绍，同时还举办了文化系统文书档案、艺术档案培训班，组织档案人员参观、学习艺术档案的收集范围、整理保管办法等。1989年5月底，文化系统9个单位全部建档，成为全区第一个100%建档的系统大口。区文化馆的“群众文化艺术档案”得到了国务院文化部、市文化局的赞许，并将该馆艺术档案管理的全过程，拍摄成录像报文化部。
1989年，全区240个事业单位中有91个建立了档案室，占38%；全年立卷6261卷，其中有各种专门档案1870卷（含艺术、教育等专业档案），是区档案向门类齐全发展的一个起点。1989年9月，区卫生防疫站档案室被评为区级先进档案室。至1990年全区共有20个事业单位跨入区先进档案室行列。